Как сделать встречи эффективными: фасилитация, настольные игры для офиса и другие полезные инструменты

Многим нашим коллегам из разных бизнесов знакома проблема бесконечных встреч и неэффективных совещаний. Обсуждения часто отнимают рабочие часы, и не приносят значимых результатов. В стандартный рабочий день специалистов и менеджеров может входить до 5 встреч в день, которые превращаются в повторяющиеся дискуссии, и приводят к желаемым итогам. Это знакомо многим, кто пытается эффективно использовать свое время. Давайте поговорим о разных примерах и способах решения этой проблемы на примере одной из команд.

В статье:

• Что делать для повышения эффективности встреч
• Рефлексия и решение проблем на совещаниях
• Новые правила во время фасилитации
• Новые практики фасилитации
• Настольные игры для сплочения коллектива
• Результаты и дальнейшие шаги внедрения в офисе настольных игр и других практик
• Что в итоге?

В одной из наших компаний – клиентов производственной компании «Профи Экспорт» нашли решение проблемы бесконечных встреч, когда команда решила внести несколько простых изменений.

• Во-первых, начали активно вести заметки во время встреч. Это помогло фиксировать ключевые моменты и избегать повторения одних и тех же вопросов на следующих сессиях. Запись важной информации позволила всем участникам оставаться на одной волне и помнить о принятых решениях.
• Во-вторых, было решено назначить фасилитатора для каждой встречи. Этот человек следит за тем, чтобы обсуждение шло по плану, и все участники могли высказать свое мнение. Такой подход помогает избежать затягивания разговоров и держать фокус на главных темах.
• В-третьих, внедрили несколько простых хаков, таких как предварительная рассылка повестки дня и ограничение времени на обсуждение каждой темы. Это позволяет заранее подготовиться к встрече и сосредоточиться на действительно важных вопросах, что сокращает общее время, затрачиваемое на встречи.
• В-четвертых, купили настольные игры в офис для сотрудников, чтобы разбавить серьезность атмосферы, не теряя при этом рабочего настроя и стали использовать их для переключения между встречами.

В результате этих изменений команда не только повысила эффективность встреч, но и сократила их количество. Теперь больше времени уделяется работе над проектами, а не бесконечным обсуждениям, что делает рабочий процесс более продуктивным и приятным.

Чтобы справиться с проблемой бесконечных встреч, команде было важно понять, в чем же кроются причины этого явления. Они собрали всех участников на рефлексивную встречу, где выявили несколько ключевых факторов, мешающих эффективной работе.

Первая проблема заключалась в недостаточной предварительной подготовке. Часто участники не фиксировали, что именно хотят обсудить, и это приводило к затягиванию обсуждений и потере фокуса. В результате встречи превращались в бесконечный обмен мнениями, не приносящим конкретных результатов.

Кроме того, не всегда приглашали всех необходимых специалистов. При разработке крупных проектов важно вовлекать коллег из разных отделов. На встречах порой становилось очевидно, что отсутствует ключевой участник, который мог бы внести важные идеи и решения.
Отсутствие заметок и фасилитатора также сказывалось негативно. Участники полагали, что все важные моменты и так запомнятся, и не фиксировали достигнутые договоренности. Это приводило к тому, что важные детали все-таки забывались, и приходилось возвращаться к ним снова.

Вовлеченность участников оставляла желать лучшего. Многие не проявляли активности, зная, что впереди еще несколько встреч, что создавало атмосферу безразличия и снижало общую продуктивность.

Также отсутствие фасилитатора, который мог бы направлять обсуждение, усугубляло ситуацию. Без такого человека команда легко отвлекалась на менее важные вопросы, теряя драгоценное время.

Не стоит забывать и о том, что в компании, где разные продукты и сервисы развивались независимо, один и тот же термин мог иметь разные значения для разных команд. Это создавало путаницу на встречах, когда каждый участник интерпретировал обсуждаемые вопросы по-своему, что усложняло коммуникацию.

Наконец, игнорирование итогов встреч также играло свою роль. Время, которое могло бы быть потрачено на написание заметок и постановку задач, часто не использовалось. В результате важные детали ускользали, и некоторые задачи просто забывались, что приводило к дополнительным проблемам в будущем.

Понимание этих нюансов стало важным шагом к улучшению процесса встреч. Команда начала осознавать, что для достижения эффективности необходимо уделять внимание не только самим встречам, но и тому, что происходит до и после них. Теперь они были готовы внести изменения, чтобы использовать свое время более продуктивно.

На одной из встреч команда пришла к выводу, что настало время действовать и сформулировать правила для решения накопившихся проблем. В результате был разработан набор рекомендаций, основанный на опыте участников, здравом смысле, лучших практиках из литературы и успешном опыте других компаний.

Первым шагом стало назначение ответственных за принятие решений. Теперь каждый знал, кто именно отвечает за конкретные вопросы – это мог быть как бизнес-оунер, так и тех-оунер. Такой подход значительно упростил процесс, устранив недопонимание относительно того, кто должен принимать окончательное решение.

Также было решено более тщательно готовиться к встречам. В описании каждой встречи начали указывать цель и задачи, а также прикреплять необходимые ссылки и артефакты. Это позволило сократить время на поиски нужной информации в начале обсуждения и сразу перейти к самой сути.

Во время встреч участники начали вести записи, даже если обсуждение казалось простым и понятным. Фиксирование информации стало обязательным. Заметки хранились в облаке, что обеспечивало доступ к ним всем членам команды и способствовало обмену знаниями.

Организатор встречи или назначенный ответственный открывал экран для всех, чтобы каждый мог видеть, что именно записывается. Это не только вовлекало участников, но и позволяло вносить правки в реальном времени, что помогало избежать путаницы с терминами.

Команда также начала использовать инструменты для визуализации – доски Miro для создания схем и Figma для прототипирования. Эти инструменты позволили создавать схемы и прототипы в реальном времени, что значительно улучшало понимание обсуждаемых вопросов. Участники могли сразу видеть, о чем идет речь, и вносить изменения на лету, повышая вовлеченность и сокращая время на обсуждение. Это позволяло сразу отображать схемы на встречах, что значительно улучшало понимание и помогало выравнивать терминологию.

Каждая встреча имела фасилитатора, который следил за соблюдением повестки. Обычно эту роль выполнял инициатор встречи, но не всегда. Во время фасилитации он фиксировал ключевые моменты и не позволял уходить в незначительные детали, которые могли отвлечь от главной темы. Например, если обсуждался запуск нового сервиса, фасилитатор мог отклонить вопрос о добавлении модального окна, чтобы не растягивать обсуждение.

Чтобы повысить вовлеченность, коллеги включали камеры во время встреч, особенно когда участники работали из разных городов. Это создавало более вовлеченную атмосферу и способствовало лучшему взаимодействию.

Наконец, команда начала писать фоллоу-апы в чате рабочей группы. Эти резюме содержали краткое описание договоренностей, дальнейших шагов и ссылки на заметки со встречи. Фоллоу-апы повышали вероятность того, что к заметкам вернутся, и позволяли другим участникам, не присутствовавшим на обсуждении, ознакомиться с важной информацией и внести свои идеи в процесс принятия решений.

Одним из дополнительных решений для повышения вовлеченности и улучшения атмосферы в команде стали настольные игры для офиса с коллегами. Может показаться, что это лишний элемент, сбивающий с нужного настроя и отнимающий лишнее время, но на практике это не так. Организация настольных игр в офисе позволяет коллегам отвлечься от работы и укрепить командный дух. Этот досуг не только развлекает, но и способствует созданию дружеской атмосферы, что особенно важно в условиях, когда многие сотрудники работают в основном удаленно.

Настольные игры для сплочения коллектива помогают развивать навыки коммуникации и сотрудничества. Это особенно актуально, когда команда сталкивается с различными вызовами и задачами. Возможность отвлечься на что-то кажущееся несерьезным позволяет снизить эмоциональную нагрузку, а бонусом еще и позволяет команде «сработаться» не только в рамках конкретного проекта, но и более глобально, что позитивно сказывается на ее эффективности в долгосрочной перспективе.

Настольные игры для компании в офисе могут стать отличным способом для снятия стресса и создания позитивного настроя. А для того, чтобы это не уходило в сторону бездумных развлечений в рабочее время, не приносящих бизнесу пользы, как минимум на этапе внедрения игр стоит обратиться к профессионалам, которые подберут наиболее подходящие конкретной организации варианты и помогут руководителям использовать их с максимальной пользой.

В разных командах лучше всего подходят разные настольные игры для коллектива. Это может быть как классика, так и новые современные варианты, которые легко организовать в офисе. Например, командные настольные игры на сплочение коллектива могут включать в себя различные викторины, стратегические игры или даже игры на ассоциации. Важно, чтобы каждая игра способствовала взаимодействию и укреплению связей между сотрудниками.

Для организации настольных игр в офисе для сотрудников можно выделить определенные дни или время, когда все могут собраться и поиграть. Это создаст ожидаемое событие, которое будет объединять команду. Также можно подумать о том, чтобы оставить материалы, чтобы у сотрудников был доступ к разнообразным играм в любое время.

Важно учитывать, что настольные игры на корпоративе в коллективе могут стать отличным способом для неформального общения и укрепления связей между сотрудниками во время общих встреч, а не просто способом провести обеденное или другое свободное время. В конечном итоге, настольная игра для коллектива на работе – это не только развлечение, но и возможность для каждого участника почувствовать себя частью команды, что, безусловно, повлияет на общую атмосферу и продуктивность процессов. Кроме того, это неплохой способ узнать друг друга не только в профессиональном контексте, но и в личном.

После внедрения новых практик команда заметила положительные изменения. Во-первых, количество встреч сократилось. Они стали более целенаправленными и продуктивными, с четкими целями и результатами. Участники начали ценить время друг друга и стремились максимально эффективно его использовать.

Во-вторых, качество документации значительно улучшилось. Записи встреч стали более структурированными и информативными, что позволило всем членам команды, включая тех, кто не присутствовал на встречах, быть в курсе принятых решений и дальнейших шагов. Фоллоу-апы, отправляемые после встреч, стали стандартной практикой, что способствовало лучшему пониманию и вовлеченности.

Кроме того, процесс принятия решений стал быстрее. Например, на одной из встреч команде удалось существенно продвинуться в разработке новой функции, сократив объем первой итерации вдвое благодаря четкому пониманию задач и ограничений. Это позволило быстрее двигаться вперед и избегать ненужных задержек.

Создание артефактов также ускорилось, что дало возможность команде разработки на этапе Product Backlog Refinement быстрее оценивать их и принимать решения о дальнейших действиях. Кроме того, стало легче находить ответы на вопросы о том, почему было принято то или иное решение. Если раньше на это уходило непредсказуемое количество времени – от 30 секунд, когда кто-то из команды помнил детали, до нескольких часов, когда приходилось собирать информацию по кусочкам от разных коллег, то теперь процесс стал значительно проще.

В итоге команда, хотя пока еще и не достигла полного совершенства в новых практиках, уверена, что движется в правильном направлении. Новые правила и подходы начинают приносить свои плоды, и все больше коллег вовлекаются в процесс. Работа над улучшением встреч продолжается, стараясь избегать прежних ловушек и поддерживая активное участие всех членов.

В ближайших планах – продолжать развивать эти практики с акцентом на обучение и обмен опытом. Понимание того, что изменения требуют времени и терпения, стало важной частью подхода. В конечном итоге цель заключается в создании культуры, в которой встречи будут не только необходимостью, но и эффективным инструментом для достижения общих целей.